Правила написання ділового листа англійською

Якщо ви чи ваша компанія співпрацює з закордонними партнерами, то настане той час, коли вам знадобиться надіслати ділового листа. В більшості випадків такі листи складаються міжнародною англійською мовою.

На початку співпраці важливо показати себе з найкращої сторони та написати листа правильно, без орфографічних помилок та у відповідності до норм ділового мовлення. Або ж ви бажаєте викласти свої пропозиції у правильній, зрозумілій та переконливій формі для залучення до співпраці нових партнерів.

З чого складається діловий лист

Ділове мовлення має свої норми, що стосуються змісту ділових листів, тож ми радимо використовувати в листі наступну інформацію: ім'я отримувача та адресу, дату складання, привітання, основну змістовну частину, заключення, підпис та печатка за необхідності.

Така структура є загальноприйнятою і не залежить від країни вашого перебування.

З чого почати листа?

Певних шаблонних речень ми вам не пропонуємо, зміст викладається у довільній формі згідно норм ділового спілкування, а саме:

• Перш за все, привітайтесь з отримувачем листа, це складе про вас перше добре враження;
• Для листа в паперовому вигляді необхідно в правому верхньому куті зазначити адресу, ім'я та прізвище отримувача, які мають бути написані без помилок. Звертаючись до отримувача використовуйте загально-прийняті звернення «Mr», “Sir”, “Mrs”, “Miss”, “Ms”, “Madam”, “Dr.”, тощо;
• Після привітання вкажіть мету звернення, для того щоб отримувач відразу зрозумів про що піде мова;
• Незалежно від теми вашого листа, будь то пропозиція або скарга, дотримуйтесь ввічливості і тактовності;
• Якщо ви повідомляєте про погану новину або про свою провину, обов'язково принесіть вибачення;
• Не вживайте в офіційних листах сленг, дотримуйтесь правил ділового мовлення.

На що ставити акцент в ділових листах

Акцент у листі залежить від змісту, мети. Якщо ви надсилаєте лист з комерційною пропозицією, почніть з сильної заяви, яка приверне до себе увагу. Зробіть акцент на перевагах, підготуйте призив до дії, опишіть користь для отримувача від вашої пропозиції. Якщо це електронний лист, то обов’язково додайте посилання для продовження взаємодії онлайн.

Листи на замовлення товарів і послуг будуть містити власне їх перелік, бажану кількість і дату отримання.

Скарги мають бути влучними і з гарно підібраними словами, речовими обертами, які будуть показувати ваше незадоволення і настрій. Проте не забувайте про тактовність і ввічливість, які ніхто не відміняв.

Якщо ви бажаєте замовити переклад ділової документації на професійному рівні, в тому числі і ділових листів, тоді можете звернутись за цією послугою до нашого бюро перекладів «НТідея».