Правила написания делового письма на английском

Если вы или ваша компания сотрудничает с зарубежными партнерами, то настанет то время, когда вам понадобится отправить деловое письмо. В большинстве случаев такие письма составляются на международном английском языке.

В начале сотрудничества важно показать себя с лучшей стороны и написать письмо правильно, без орфографических ошибок и в соответствии с нормами деловой речи. Или же вы хотите изложить свои предложения в правильной, понятной и убедительной форме для привлечения к сотрудничеству новых партнеров.

Из чего состоит деловое письмо

Деловая речь имеет свои нормы, касающиеся содержания деловых писем, поэтому мы рекомендуем использовать в письме следующую информацию: имя получателя и адрес, дату составления, приветствие, основную содержательную часть, заключение, подпись и печать при необходимости.

Такая структура общепринята и не зависит от страны вашего пребывания.

С чего начать письмо?

Определенных шаблонных предложений мы вам не предлагаем, содержание излагается в произвольной форме согласно нормам делового общения, а именно:

• прежде всего, поприветствуйте получателя, это оставит о вас первое хорошее впечатление;
• для письма в бумажном виде необходимо в правом верхнем углу указать адрес, имя и фамилию получателя, которые должны быть написаны без ошибок. Обращаясь к получателю используйте общепринятые обращения "Mr", "Sir", "Mrs", "Miss", "Ms", "Madam", "Dr.", и другие;
• после приветствия укажите цель обращения, для того чтобы получатель сразу понял о чем пойдет речь;
• независимо от темы вашего письма, будь то предложение или жалоба, соблюдайте вежливость и тактичность;
• если вы сообщаете о плохой новости или о своей вине, обязательно принесите извинения;
• не употребляйте в официальных письмах сленг, соблюдайте правила деловой речи.

На что ставить акцент в деловых письмах

Акцент в письме зависит от содержания и цели. Если вы отправляете письмо с коммерческим предложением, начните с сильного заявления, которое привлечет к себе внимание. Сделайте упор на преимуществах, подготовьте призыв к действию, опишите пользу для получателя от вашего предложения. Если это электронное письмо, то обязательно добавьте ссылку для продолжения взаимодействия онлайн.

Письма на заказ товаров и услуг будут содержать их перечень, желаемое количество и дату получения.

Жалобы должны быть точными и с хорошо подобранными словами, речевыми оборотами, которые будут показывать ваше недовольство и настроение. Однако не забывайте о тактичности и вежливости, которые никто не отменял.

Если вы хотите заказать перевод деловой документации на профессиональном уровне, в том числе и деловых писем, то можете обратиться за этой услугой в бюро переводов «НТидея».