Засвідчення комерційних документів у Торгово-промисловій палаті України

У міжнародній торгівлі та економічній діяльності документи, що регулюють зовнішньоекономічні операції, повинні мати підтвердження своєї юридичної сили. На відміну від офіційних державних документів (свідоцтв чи дипломів), які засвідчуються апостилем або консульською легалізацією через Міністерство закордонних справ, комерційні документи в Україні проходять процедуру засвідчення через Торгово-промислову палату України (ТПП України) та її регіональні відділення.

Призначення засвідчення ТПП

Засвідчення комерційних документів у ТПП України — це процедура підтвердження автентичності підписів, печаток та повноважень осіб, що підписали комерційний документ. Це є ключовим кроком для:

1. Документи, засвідчені ТПП, отримують міжнародне визнання та приймаються митними, банківськими та податковими органами іноземних держав як офіційні.
2. Засвідчення ТПП є першим обов’язковим етапом для подальшої консульської легалізації комерційних документів у посольствах тих країн, які не є учасниками Гаазької конвенції 1961 року (наприклад, Ірак, Єгипет, та інші).

Які документи підлягають засвідченню в ТПП

Торгово-промислова палата засвідчує широкий спектр документів, що стосуються фінансової, виробничої та логістичної діяльності суб’єктів зовнішньоекономічної діяльності (ЗЕД). Найбільш поширені з них:

• Сертифікати походження (видаються та засвідчуються ТПП).
• Інвойси (рахунки-фактури).
• Пакувальні листи (Packing Lists).
• Договори та контракти ЗЕД.
• Комерційні пропозиції, специфікації.
• Коносаменти (Bills of Lading), засвідчені компаніями-перевізниками.
• Доручення на отримання вантажу.
• Витяги з реєстрів, статути, довіреності, якщо вони стосуються конкретної комерційної операції.

Важливо: ТПП України не засвідчує документи, що відносяться до особистих чи сімейних справ (свідоцтва про народження, шлюб, дипломи), а також документи, що містять державну таємницю.

Як працює процедура засвідчення

Процедура є стандартизованою і вимагає чіткого дотримання вимог до оформлення документів.

Комерційний документ має бути оформлений на фірмовому бланку підприємства, містити всі необхідні реквізити та бути підписаний уповноваженою особою.

Якщо документ призначений для іноземної країни, його необхідно перекласти відповідною мовою. У більшості випадків ТПП засвідчує українську версію документа, а засвідчення перекладу відбувається пізніше.

Подання до ТПП

1. Подається офіційна заява (лист-звернення) від підприємства до ТПП України або її регіонального відділення;
2. Разом із комерційним документом подається пакет, що підтверджує повноваження підписанта та законність операції (наприклад, витяги з ЄДР, довіреності, інформація про контракт);
3. Сплачується офіційний збір за послугу і надаються акти виконаних робіт з підписом та печаткою заявника.

Експертиза та засвідчення

1. Спеціалісти ТПП проводять експертизу, перевіряючи:
• Наявність необхідних підписів та печаток.
• Повноваження особи, яка підписала документ (згідно з довіреністю/статутом).
• Відповідність документа чинному законодавству та умовам зовнішньоекономічної операції.
2. На документ проставляється спеціальна відмітка (штамп та/або наклейка) ТПП України, що підтверджує його легалізацію для міжнародного обігу.

Таким чином, відмітка ТПП стає необхідною передумовою для подальшого засвідчення у Міністерстві закордонних справ України та фінальної легалізації в посольстві чи консульстві іноземної держави в Києві. Також в деяких випадках печатка Торгово-промислової палати України проставляється після легалізації в Мін’юсті та МЗС, після чого завершення легалізації документів в консульській установі.

Терміни: Як правило, засвідчення комерційних документів ТПП займає від 1 до 3 робочих днів, залежно від складності документа та завантаженості відділу.

Засвідчення комерційних документів у Торгово-промисловій палаті України — це не просто бюрократична формальність, а обов'язковий етап для українського бізнесу, що працює на міжнародних ринках. Ця процедура забезпечує юридичну чистоту зовнішньоекономічної діяльності та є необхідною умовою для подальшої консульської легалізації документів для країн з особливими вимогами.

Ви можете отримати цю послугу звернувшись до нашого бюро НТідея.