Тонкощі написання ділових листів англійською мовою

Досвідчені підприємці, без сумніву, скажуть, що рано чи пізно кожному з них доводилося писати ділові листи. А співпрацюючи з іноземними партнерами, найчастіше оптимальною мовою спілкування вибирають англійську. При складанні тексту дуже важливо уникати всіляких помилок, щоб у іншої людини склалася правильна думка про автора. Іноді базових знань, здобутих у ВНЗ, стає недостатньо, щоб викласти суть особистих думок. Уникнути помилок та непорозуміння бізнес-партнерів можна лише в тому випадку, якщо дотримуватися загальноприйнятих правил, про які йтиметься далі.

Особливості структури листа

У момент підготовки документа слід дотримуватись такої послідовності викладення інформації:

1. Адреса та ім'я отримувача.
2. Точна дата.
3. Чітке привітання.
4. Основна частина тексту.
5. Висновок.
6. Внизу знаходяться ініціали відправника та підпис.
7. Додатки до листа при необхідності.

Структура листа в обов'язковому порядку зберігається незалежно від регіону або країни проживання, стандартну форму варто запам'ятати, щоб уникнути подальших помилок.

З чого почати написання листа

Хоча у подібних документів є загальноприйнятий стандарт складання, деякі відступи від них робити все ж таки можна. На перший план виходить перше враження, тому кожна людина має серйозно підійти до початку написання ділового листа. Для цього слід вдало привітати отримувача, правильно вказавши його прізвище та ім'я, ці позначки найчастіше вносяться у правий верхній кут. Не маючи точної інформації, хто першим читатиме текст, необхідно використовувати стандартну форму звернення, яка виглядає як «Dear Sir/Madam».

Документація такого плану англійською носить більше формальний характер, але про ввічливість забувати не слід. До листів-запитів максимально підходять модульні дієслова, при вираженні скарги прояв емоцій не принесе плодів, насамперед потрібно виділити суть. Надсилаючи вибачення чи інформацію з поганими новинами, обов'язково виділяють причину проблеми. Не виділивши мету написаного тексту, належного результату очікувати буде безглуздо, текст має бути максимально зрозумілим для бізнес-партнера. Подібні пропозиції часто мають у своєму розпорядженні на самому початку звернення, завдяки ним людина відразу зрозуміє, про що далі йтиметься. Ні для кого не секрет, що одне поняття можна висловити різними словами, у лексиці підприємців також є слова-синоніми, щоб правильно їх використовувати, слід заздалегідь ознайомитись з Business English.

Правила написання залежно від виду документа

Як показали численні спостереження, всі комерційні листи починаються з досить сильної заяви відправника, тим самим людина інтригує читача інформації, щоб він звернув увагу на текст. Допомогти викликати емоції можуть такі прийоми як:

1. Додавання заклику до дії.
2. Опис вигоди/користі для партнера.
3. Посилання на певний ресурс.
4. Номер для зв'язку.

Доручення найчастіше потрібні для замовлення тієї чи іншої продукції, і навіть послуги, у листі повинна міститися інформація щодо очікуваної вартості, кількості одиниць на складі. За бажанням висловити думку, що стосується низької якості товару, слова та тон зіграють роль у тому, чи будуть відшкодовані збитки. Прямолінійність не завадить, важливо чітко виділити слабкі сторони продукції, але не забувати про тактовність. Дотримуючись професійного тону, людина може розраховувати на те, що її обов'язково почують. Існує багато видів офіційних ділових листів, за консультацією з усіх питань варто звернутися до менеджерів бюро «NTidea».