Тонкости написания деловых писем на английском языке

Опытные предприниматели, без сомнения скажут, что рано или поздно каждому из них приходилось писать деловые письма. А сотрудничая с иностранными партнерами, чаще всего оптимальным языком для общения выбирают английский. При составлении текста очень важно избегать всевозможных ошибок, чтобы у другого человека сложилось правильное мнение об авторе. Иногда базовых знаний, полученных в ВУЗе, становится недостаточно, чтобы изложить суть личных мыслей. Избежать оплошностей и недопонимания бизнес-партнеров можно только в том случае, если придерживаться общепринятых правил, о которых и пойдет речь.

Особенности структуры письма

В момент подготовки документа следует придерживаться такой последовательности занесения информации:

1. Адрес и имя человека, который будет получать бумаги.
2. Точная дата.
3. Четкое приветствие.
4. Основная часть текста.
5. Заключение.
6. Внизу находятся инициалы отправляющего письмо человека и подпись.
7. Если есть необходимость, добавляются приложения.

Структура документации в обязательном порядке сохраняется независимо от региона или страны проживания, стандартную форму стоит запомнить, чтобы избежать ошибок в дальнейшем.

Как писать письмо, с чего начать

Хотя у подобных документов есть общепринятый стандарт составления, некоторые отступления от них делать все же можно. На первый план выходит первое впечатление, поэтому каждый человек должен серьезно подойти к началу написания делового письма. Для этого следует удачно поприветствовать адресата, правильно указав его фамилию и имя, эти пометки зачастую вносятся в правый верхний угол. Не имея точной информации, кто будет первым читать текст, необходимо использовать стандартную форму обращения, которая выглядит как «Dear Sir/Madam».

Документация такого плана на английском носит больше формальный характер, но про вежливость забывать не следует. К письмам-запросам максимально подходят модульные глаголы, при выражении жалобы обильное проявление эмоций не принесет плодов, в первую очередь нужно выделить суть. Отправляя извинение или информацию с плохими новостями, в обязательном порядке выделяют причину проблемы. Не выделив цель написанного текста, должного результата ожидать будет глупо, текст должен быть максимально понятным для бизнес-партнера. Подобные предложения зачастую располагают в самом начале обращения, благодаря им человек сразу поймет, о чем дальше пойдет речь. Ни для кого не секрет, что одно понятие можно выразить разными словами, в лексике предпринимателей также есть слова-синонимы, чтобы правильно их использовать, следует заранее ознакомиться с Business English.

Правила написания в зависимости от вида документа

Как показали многочисленные наблюдения, все коммерческие письма начинаются с довольно сильного заявления отправителя, тем самым человек интригует читателя информации, чтобы он обратил внимание на текст. Помочь вызвать эмоции могут такие приемы как:

1. Добавление призыва к действию.
2. Описание выгоды/пользы для партнера.
3. Ссылка на определенный ресурс.
4. Номер для связи.

Поручения чаще всего нужны для заказа той или иной продукции, а также услуги, в письме должна содержаться информация по поводу ожидаемой стоимости, количестве единиц и составе. При желании выразить мысль, касающуюся низкого качества товара, слова и тон сыграют роль в том, будут ли возмещены убытки. Прямолинейность не помешает, важно четко выделить слабые стороны продукции, но не забывать о тактичности. Соблюдая профессиональный тон, человек может рассчитывать на то, что его обязательно услышат. Существует много видов официальных деловых писем, за консультацией по всем вопросам стоит обратиться к менеджерам бюро «NTidea».